有,将excel表格数据作为链接粘贴到PPT中,可以实现两边数据同步。
取消链接的方式以及常用的保存方法在最后。
操作如下:
1、复制excel表格中数据
这个可以是excel中的表格区域,也可以是单独的图表。
需要注意的是,Excel中的格式会在PPT中完全复制,因此,在excel中调整好格式是非常必要的。特别是要调整到适合PPT中的长宽比例。
2、在PPT中选择性粘贴,粘贴链接,工作表对象
完成后PPT中的结果是这样的:
PPT中的排版不太理想,常用的调整方式有两个:
第一种:在PPT中直接拖拉
这种方式有一个缺点,比例失调,可以参考上图的数据表格。
第二种:直接在excel中调整格式,两个文件同时打开的情况下,PPT中数据会同步变化:
这种方式比较方便,而且PPT中数据比例会比较协调。
3、后期更新:
插入链接的PPT再打开时会有链接提醒,如下图:
更新链接,是在打开文件时同时更新所有的链接,这个操作我很少用,因为如果全部更新有误,就要全部修改,非常麻烦。这个完全是我个人的习惯。
建议这里点击取消,随后在需要更新的地方右键更新链接,可以根据需要一步步的更新。
更新失败的情况:
PPT中的更新,是根据粘贴的链接来的,也就是文件的路径,如下图,如果文件的地址变更,导致更新路径失效则会更新失败。
创建文件时考虑好放到常用的文件夹就好了。
4、更新窗口的取消
打开插入链接的PPT都会有提示窗口,如果是要发给领导或者其他不知情的人,会很不方便,这里可以进行取消链接的操作:
进行断开链接即可。
需要注意的是,断开链接后,PPT中的数据则变成了图片格式,不可修改。
我建议,自己可以保存一份含有链接的PPT,再另存一份断开链接的PPT对外提供。
如需修改,直接更新链接PPT即可,而对外提供的PPT是图片格式,没有提醒窗口,也不会被修改数据。
当然可以同步更新,这样的功能我每天都在使用,而且我每次更新的PPT有几十份,每一份有10几页,但是这样的工作,每次只需要几秒钟即可完成。
如图所示,我要做的工作是每天监控全国几十家分公司的业绩指标,将这些业绩指标放在PPT中,分发给对应的业务总监。
公司有几十家,意味着制作的PPT有几十份;每家分公司业绩指标有十几个,意味着每一份PPT有十几页。如果按传统的方式,每次都在PPT中更新,仅仅是更新这几百页PPT,一天的时间差不多就没有了。
因此,使PPT中的数据能够实时和Excel中的数据保持同步更新,是的关键。
Step1:在Excel中复制表格或者图表
如图,我们需要在Excel中事先做好模板,然后复制数据表格。
Step2:切换到需要粘贴数据的PPT中,点击【粘贴】→【选择粘贴】
如图所示,不要直接接数据表格粘贴到PPT,而是使用选择性粘贴。
在弹出的选择性粘贴对话框中,选择【粘贴链接】按钮,然后选择【Microsoft Excel工作表对象】,点击确定之后,数据表就以链接的方式张贴到PPT中了。
Step3:更新数据
当Excel中的数据有更新时,我们只需要在PPT中点击【更新链接】,数据就会保持和Excel同步。
当然,如果有很多页,我们需要一页一页的更新,这个工作量也不小。通常情况下,我都会录制一个宏,可以将所有PPT页面中的表格以及图表更新。
即使你不会录制宏,手工更新,速度也比原来的方法快乐很多,这下不用再加班了吧!
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