word如何排版

word如何排版图1

这是为了展示样式所在位置截的图。如果我把窗口放大,让样式显示比较完全,就是下图这样:

word如何排版图2

可以看到我在样式中已经自定义了一些文档格式,包括:

  • 文章标题

  • 一级标题

  • 二级标题

  • 三级标题

  • 正文

  • 表格行

  • 表格正文

另外还有烟草正文、访谈基本信息和访谈正文,这是当年干咨询的时候设置的格式。因为烟草公文有特定的正文格式要求,访谈纪要也有正式的格式,所以做了这些设置。现在虽然没干咨询了,但这些格式还是留了下来,懒得删除了。

我处理文档格式的步骤如下:

  1. 首先定义需要用到的主要格式。

  2. 如果我经常要用到一些固定的格式,那么我会定义好基本格式后,直接另存为

    Normal.dot

    文档,存放在【C:UserswanghtAppDataRoamingMicrosoftTemplates】下,这样每次我新建word文档就不用再去设置格式了。

  3. 写文档

  4. 在需要设置格式的那一行的任意位置,点击鼠标左键,然后在样式列表里选需要的格式。

  5. 有时候需要批量修改一级标题或二级标题,那么我直接在样式表修改就ok,所有使用一级标题或二级标题的地方都自动更新了。如果要修改所有正文格式,同样操作。

  6. 注意我的操作,是直接应用了样式后,在样式中修改格式,不是其他答案中那样选中了文字再修改格式。操作步骤不同,效率差异是天壤之别。

来看看不规范设置格式的文档是什么样子:word如何排版图3

一是容易出现设置不一致的情况,比如某些地方忘记加粗,或者设置了不同的字体,导致标题格式不一致。

二是会导致更严重的效率问题:当需要修改所有二级标题或三级标题的格式的时候,无法快速修改。本来只需要在样式表中几十秒钟就完成的事情,需要多耗费很多时间。【不过托强大的Word的福,其实可以通过在样式表中显示出不同级别的样式,然后直接选中所有使用该样式的实例,就可以批量设置格式了,但仍然是多了步骤】

Word排版主要是为了让大篇幅的文字排版美观的同时更加赏心悦目,但是一般情况下我们的文档只会使用段落和文字功能,其实还有很多Word排版功能被我们忽视了,下面我以优云使用技巧的文档为例,介绍下平时常用的排版技巧,PS:以下排版都是基于已经统一设置好段落和文字的基础上。

巧用分页符

使用分页符只要是为了分隔文档大纲和文档主体,让每一节的段落更加清晰明了,如果你的文档主体内容比较多的话,你还可以对主体内容进行分页,使用方法很简单:选择【插入】-【分页】。

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设置标题样式

每一段内容最好可以提炼一段简单的中心意思标题,每一个标题建议选用不同的样式,格式的不同能够显示出该内容的重要性,此外也能为设置目录做好铺垫。

比如说大标题可以采用居中对齐大号字体,下面的分节标题可以选用较小一号的字体,使用步骤都是一样的:选中标题,选择【开始】-【样式】-【快速样式】,选用合适的标题样式。

下面的小节标题在选用合适的样式后,段落编号会消失,此时选择【开始】-【段落】-【编号】,选择大写标号即可。

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设置页眉页脚

页眉页脚也能为Word排版增色不少,操作也简单。

页眉:一种方式是直接点击文章顶部区域输入页眉文字,还有一种设置方式是选择【插入】-【页眉】,在文章页眉区域输入文字。

页脚:选择【插入】-【页脚】,在弹出框中设置页脚的【对齐方式】&【格式】等并确定。

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插入目录

插入目录是为了他人查看时更快了解文档大纲,在设置完标题样式后,选择【引用】-【目录】,在弹出框中设置目录样式并确定,设置完毕后点击目录文字即可直接跳转到该区域。

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