企业文档管理上遇到的困局要如何解决

文档是每个企业都需要把控的重要核心内容,因为文档资料承载的是企业的发展记忆、经验以及成果,很多时候,管理只是停留在个人或部门层面,这些重要的文档会因为员工的离职而丢失,因为时间推移而失去记忆,也会因为使用不规范而出现遗失、损坏,更有被恶意扩散导致形成损失的可能。

一些企业已意识到这些问题,并找到各种文档管理解决方案,但是,他们往往把文档管理理解成文件的备份和保存,变成了一个额外的工作,且不说员工会抵触,也没有考虑到如何将文档管理与日常业务中的问题相结合,很多时候,往往难以达到理想的效果。所以,关于文档管理,会博通综合知识管理系统主要注重以下两个问题:

1、如何将文档管理融入到员工实际的工作中

企业文档管理,应该考虑到如何让员工在潜移默化中,直接利用文档管理系统去创建文档,并可以支持文档创建的过程管理、形成成果文档后分门别类的管理,以及后续的再利用。

会博通为企业提供文档从创建、协作、归档到再利用的全生命周期管理,员工在文档创建之初就利用系统创建文档,并可启动对文档的协同工作(如编辑、校对、变更、审批等),形成成果文档后,可把成果文档,以及形成成果文档的管理痕迹(协同痕迹),一并分类保存到对应的文档分类中,从而在企业层面完成了文档的集中统一管理。

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不管是合同、方案、报价、案例等等,各种类型的文档都可以采用以上的闭环管理模式,帮助企业通过文档链来管控供应链、业务链,将文档转变为企业的核心竞争力!

2、企业怎样有序化、规范化的管理文档

因为一般企业对于文档管理的误区,只停留在文档的存储与备份层面,但还是会出现查找困难、借还不知去向、变更版本混乱、权限不清导致恶意扩散等文档形成后的后续管理问题。会博通一直都在研究用户在文档管理方面的痛点,认为以下几个功能是其中的关键:

l 分类与属性的自定义

每个企业对于文档的使用场景都是不一样的,所以导致有多种分类方法,有些企业以部门为单位分类,有些企业以文档类型来分类,并且,文档管理的规范性在于,可以对文档资料标注能定义其性质的属性,如发证机关、有效期等证照属性;合同金额、甲乙丙方等合同属性,会博通提供的分类与属性的自定义功能,可满足企业管理不同类型、不同性质文档内容的需求。

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l 管理权限

要避免核心文档资料的恶意扩散,就需要确定员工权限的边界,文档应该按照其重要性定义不同的密级,会博通的授权体系是针对具体用户或组织实现的,可授予该用户/组织在某一文档分类中可访问文档的密级,以及对这些文档资料的使用权限,包括:条目(元数据)阅读、内容阅读以及增、删、改等,并可对本人和他人创建的文件进行区别授权。

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l 搜索平台

搜索平台是现下最为便捷的查找方法,会博通搜索平台支持关键字、组合搜索条件或者是二次搜索,搜索结果受权限控制,帮助用户更快、更精准地找到所需要的文档资料。

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l 标准化借、还管理

各个分支机构、下属公司或部门,众多文档使用人员,文档的在库情况,借出了在谁手上,借阅归还的情况如何,如果单单依靠人工管理,时间一长就不知去向。因此,企业应该按实际管理规定,按密级匹配制定借阅、借用、复印的标准化流程。

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l 版本管理与变更

文档的变更应该采用标准化的管理流程实现,启动变更流程后,在变更未审定之前,该条信息不再容许修改和下载,只保留阅读权限。并且,变更一旦审批通过之后,新版本应该替换老版本,而老版本则存放在历史版本中,以便于追溯。而变更、过期处理等这些与文档维护、文档内容有关的工作安排,可以设定周期性的提醒事项,避免出现过期不得而知等问题。

总之,没有最好的管理软件,只有最适合的管理软件,软件是管理行为的辅助工具,是需要配合企业管理制度共同实现的,在一定程度上也代表着管理者的管理思维以及管理理念。

会博通文档管理系统帮助企业搭建适合企业的文档管理体系,在这一过程中,通过建立全新的文档管理系统,让企业员工充分有效地利用企业内部文档的价值,从而促进企业的文档管理走向系统化、科学化、规范化,提升企业综合竞争力。

我从系统技术角度解答一下。

文档管理这个概念有点大。一般组织中所谓的文档管理系统分三大类,每一类都有其管理难点和重点。不好一概而论。

一类偏重电子文件归档管理,一般叫做档案管理,这一类侧重档案的建立保存和销毁,以及查询利用。

一类偏重文件的流程,一般叫做OA,就是公文文件流转,侧重流程和安全。

以上三类系统都会包含文档管理,这里的文档管理特指文档的上传下载和目录组织。这是相对独立简单的一个功能模块。

在这个狭义的文档管理中主要有以下技术难点和重点。

1、分级存储和分布式存储。为了快速存取和安全需求一般采用分级存储或分布式存储。

2、大文件传输。一些组织的文档会比较大,比如设计公司设计文件,医疗交通的影像文件。需要支持断点续传。

3、文档显示。需要支持多中格式的文档的在线查看。

4、版本管理。能够支持一个文档的多个版本的存取。

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