怎么用excel制作表格(怎么用excel制作表格记账)

利用Excel进行数据统计和分析可以说是金融领域最基础的工作,甚至有人说,“excel多学一公式,晚上多睡一小时。”如果连做一个报表都要边百度公式边用鼠标寻找工具,怎么让领导相信你可以胜任这里节奏飞快的工作?

实际上不光是金融公司,四大、咨询、快消500强等公司的工作日常也都离不开与一堆数据表格打交道,虽然你的简历中赫然写着“熟练掌握Excel”,面试官还是会问上一句:“你的Excel水平如何?”即使面试中你机智灵活的应对自如,真正入职以后的工作也会让你原形毕露。

无论是实习还是正式工作,Excel技能永远是你披荆斩棘的第一把刀。

怎么用excel制作表格(怎么用excel制作表格记账)图1

Excel真那么厉害?

说起Excel,可能所有人都知道这是一个office软件,但很少有人知道,这个名字其实源自英语中的“Excellence”一词,代表着:卓越和优秀。

顾名思义,设计者对这款软件的功能寄予的期望应该是非常高,而实际上,Excel的确已经在很多职场领域成为了精英们高效工作必备的神器。

(1)方便的快捷键操作

据说,在投行或券商,banker们从来不用鼠标或电脑触摸板,仅通过一个键盘就可以在半小时内搭建起一个分析模型,这全仰仗了Excel提供给用户大量的快捷操作,比如:

  • Ctrl+A:直接选中并选择整个表格区域,复制数据的时候是不是再不用按着鼠标左键一直拉到手软了;
  • Ctrl+Shift+上/下:选中光标所在的列所有的数据;
  • Ctrl+Shift+左/右:选中光标所在的行所有的数据;
  • Ctrl+Fn+”pg up”/”pg down”:瞬间切换至上一个或下一个工作sheet,这几乎是甩掉鼠标的高频快捷键;
  • Alt+F1:可以立即创建当前数据范围内的图表;
  • F2:编辑活动单元格并将插入点放在单元格内容的结尾,再也不用双击单元格去编辑了;
  • Shift+F3:显示插入函数对话框,不用每次需要插入函数就用鼠标去工具栏一个一个找了;
  • F4:重复上一个命令或操作,一个变态般存在的快捷键;
  • Ctrl+F4:关闭当前的工作簿,连叉号都不用点了有没有。

想要和投行大牛们一样飞一般的敲击键盘工作,强烈建议记住以下常用的快捷键:

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更多快捷键资料附文末

(2)高大上的图表

可能你用数据星、麦克表单收集数据生成的图表是这样的:

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而在咨询公司,Consulting们利用Excel 10分钟内从上百份的调研报告中筛选出需要的数据,并制作出对应的图表是下面这样:

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不论是商业图表还是专业的图表,配色都是美观的首要考虑的问题,而Excel提供了丰富的配色选项卡和图表模板,只需要在表格选中数据区域,根据表达需要选择合适的图形模板,可以立即生成简单的图表,再稍做修饰和颜色调整即可完成图表。

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(3)海量的计算函数

如果把Excel比作一把枪,那函数就像是枪口里的子弹,有了它们你便可以变得为所欲为。

在四大,Auditer们利用函数工具,让工作效率提升了50%,比如:

  • 统计一张表中指定条件下数据的个数,需要用COUNTIF函数对数据对比及统计;
  • 想要从几千行数据中查找符合特定条件的数据,需要用HLOOKUP和VLOOKUP函数来查找;
  • 根据一定条件统计某表中金额项总值,需要用SUMIF来筛选求和;
  • 当要从几张表中筛选出需要的数据,可以用VLOOKUP函数;

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(4)终极大招VBA

比如:让你统计100份财务报表中收益的总额,你可能会去打开每一张表统计后再求和,这样做虽然没毛病,但会耗费大量的时间和精力,而如果用VBA编程功能,只需一段精悍的代码就能完美解决问题,电脑配置好点1分钟就能全部计算完毕。

一位高盛分析师曾经这样表达对VBA的感情:“学会了VBA以后,你简直觉得Excel模型可以帮你煮咖啡,做晚饭,甚至帮你遛狗。”

VBA真的这么有魔力?不信的话我们就随便欣赏几个VBA大神们的“奇技淫巧”吧。

有位BCG的顾问需要按照顺序打印100张表格,于是用Excel实现了一键自动打印:

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有位分析师为了治好自己的重度拖延症,于是做了一个任务管理器,一键自动安排好每天的生活:

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还有动漫爱好者用Excel做起了动画:

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毫不夸张的说,学会了VBA 以后,你会情不自禁的产生一种“上可摘星揽月,下可五洋捉鳖”的快感,天大的问题到你手里也能解决。

如何提升自己的Excel力?

看到这可能你已经明白了,为什么Excel的熟练程度能够决定你是否能够从职场中脱颖而出?为什么那些不用鼠标,熟练操控着函数的人能够早早下班?为什么那些VBA掌握的飞起的人能够成为领导的宠儿?

归根结底,就是因为学会了这些工具能够让你的工作效率飙升,原本一个普通人三天完成的工作,交给你可能半小时就能搞定!

很多人可能会说,上面提到的这些快捷键、函数甚至VBA的功能,自己都学过,但就是记不住!

为什么会这样?那是你没有掌握工具类技能的学习方法。

说到底,Excel不过就是一个工具,如果仅仅去买一本工具大全一样超厚的书籍来看,或跟着一套视频教程去系统的学习,不但枯燥乏味容易放弃,而且因为很多功能在你当前的工作中几乎用不到,学过的内容也很容易忘记。

想要学好Excel这个工具,应该先从工作应用的目的去倒推学习的路径,有针对性的学习过一些功能之后,再不断通过一些工作场景下的案例去练习,当遇到新的问题时,再回过头去学习,通过这样循环学习的方式强化自己的知识和操作。

这样做可能会产生两个好的结果:一是能够保证学到的内容最大概率被及时用上,学以致用能够记得更牢;二是解决工作中实际的问题后能够进一步增强你的成就感,从而有信心继续深入的学习更多新的技巧。

对于想要去四大、咨询、金融领域工作的同学而言,学习Excel的主要目的只有一个:提升商业决策力,这时候你需要从提升的是Excel基础操作做起。

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举个例子,如果是在咨询公司实习,你可能随时会被要求用Excel完成某份敏感性分析表,老板需要根据你给出的模拟结果作出项目评估。

要高效、美观的提交出这份分析表格,首先要记住相关的快捷键和函数,比如基础的制表命令、模拟运算命令、表格属性设置的命令、配色命令、基本计算函数等,这能够保证你的工作效率大大提升;其次,你应该注意遵守一套专业的格式原则,这能够让你最终呈现的表格更加专业,也更容易被理解;最后,要再经过反复的练习来强化记忆,让所有基础的操作在大脑中形成一种自然的反射,达到敲着键盘就能淘宝

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满空泛的,这里,我就拍脑袋以制作报价单为例

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01 制表第一步,就从找份合适的模板开始

全新制表的话,建议从模板开始,这样,能剩下不少的时间,提升很大的效率。

一般公司都有自己的模板库,也可以到网上搜一下,找一份合适的

打开Excel -> 新建 -> 输入关键词 -> 搜索 -> 点击模板 -> 创建

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02 表格的内容

一般,表格都含有如下几个部分内容:表头、内容、批注;

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其中,批注,主要是为了对单元格进行注释说明,当鼠标移动到该单元格时,便会有显示批注内容,移开鼠标时,批注内容便会消失。批注,对他人理解表格的内容有很大的帮助作用。

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03 美化表格

表格的内容制作完毕后,若需对表格进行美化,那,可以直接使用Excel的内置样式库,菜单“开始”-“套用表格样式”

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可以通过菜单“开始”-“单元格快捷设置”来设置单元格的格式,如下所示:

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通过菜单“开始”-“对齐方式”来调整单元格外观,如下:

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小结

这里我简单介绍了报价单的制表过程和所需的一些小技巧,大致如下流程:

找模板 -> 绘制表头/内容 -> 为重要字段插入批注 -> 套用样式 -> 设置内容的数字格式 -> 设置对齐方式 -> 完成

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好了,就到这,希望能帮到你

我是Excel大全,每日分享实用的Excel小技巧

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